Spletni projektni portal

Projektni portal – MS Windows SharePoint Services 3.0

Projektni portal je centralni strežnik za izmenjavo informacij o projektni dokumentaciji. Glavni namen projektnega portala je centralizacija in s tem organizacija projektne dokumentacije (datoteke, koledarji, dogovori, opravila...). Tako lahko do projektne dokumentacije enostavno dostopajo vsi sodelujoči na projektu.

V okviru sodobnih komunikacijskih in informacijskih možnosti predstavlja projektni portal sodobno orodje za boljšo organiziranost dela projektne skupine. Uporaben je bodisi v okviru podjetja bodisi kot povezovalni člen ekipe strokovnjakov različnih podjetij na različnih lokacijah. V kolikor se vam postavitev lastnega portalnega strežnika ne zdi smotrna, lahko pri nas zakupite prostor na strežniku in uporabljate projektni portal na oddaljeni lokaciji.

Uporabnik v projektni portal vstopi s pomočjo dvoklika na pripravljeno ikono (projektni portal deluje v okolju spletnega brskalnika) in vpisom svojega uporabniškega imena in gesla. Strežnik ob vstopu preveri uporabnikove prednastavljene pravice in mu v skladu s temi pravicami omogoči uporabo podatkov o projektu.

Vsebina projektnih strani

Vsebina je organizirana po projektnih straneh. Vsaka projektna stran predstavlja podatke o konkretnem projektu. Na projektnem portalu je lahko več projektov hkrati, vsi pa vsebujejo:

telefonski imenik sodelujočih na projektu,
arhiv elektronske pošte,
dodeljena opravila,
arhiv razprave o problematiki projekta,
koledar z možnostjo prilagoditve videza (mesečni pogled, Ganttov diagram...),
knjižnice dokumentov projekta (risbe, tehnična poročila, pogodbe...).

Hierarhična organizacija pravic uporabnikov

Administrator portala uporabnike združuje v skupine, skupinam pa nad posamezno vsebino (knjižnica dokumentov, seznami...) določi pravice. Tako lahko nastavi, da sodelujoči na projektu vidijo vse podatke projekta, zunanji sodelavci pa vidijo vse, razen npr. vsebin, v katerih so shranjene pogodbe.

Značilnosti projektnega portala

Projektni portal zajema nekaj značilnosti in prednosti, kot so:

• Centralizacija in konsistentnost podatkov: vse informacije o projektu (risbe, pogodbe, dogovori o projektu, smernice za projektiranje, koledar sestankov, fotografije, opravila...) so shranjene na portalu samo enkrat in to na enem mestu.

• Informacije so dostopne takoj.

• Investitor lažje spremlja delo na projektu.

• Člani projektne skupine se lahko fizično nahajajo na različnih lokacijah.

• Lahek dostop do informacij. Potreben je samo internetni dostop (zadostuje tudi že UMTS).

• Ni materialnih stroškov z zgoščenkami in pošto.

• Vsaki vsebini lahko določimo različne atribute dostopnosti (samo branje, samo pisanje, onemogočeno brisanje...).

• Vsebinam lahko predpišemo delovni tok (Workflow) in tako dosežemo, da vsebina na portalu ni javno objavljena, dokler je ne odobri vodja projekta.

• Podatke lažje najdemo, ker so opremljeni z dodatnimi opisnimi podatki (metapodatki).

• Enostavna dodelitev pravic uporabnikom.

• Možnost dnevnega pošiljanja usmerjenih obvestil projektni skupini o spremembah vsebin na portalu.

• Možnost kreiranja arhiva, v okviru katerega lahko sistem nastavimo tako, da ob vsaki spremembi podatkov shrani prejšnjo različico v arhiv.

• Možnost dodelitve nalog. Vodja projekta lahko v miru pregleda napredovanje del, pregleda opravljeno delo, ga komentira in dodeli posameznikom nova opravila. Iz takšne dodelitve je tudi razvidno, kdaj je bila naloga dodeljena in kdaj opravljena.

• Elektronski iskalnik po vsebinah.

• Projektne strani so na voljo v različnih jezikih.